Asociado/a Administrativo/a

Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios. 

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible.  El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.  

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.  

El Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 establece para el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) metas como la actualización catastral del 70% del área geográfica del país y del 91,36% de los PDET, al tiempo que busca formar o actualizar catastros multipropósito casi 600 municipios del país. De otro lado, como parte del Acuerdo Final para la Paz, se destaca la formación y actualización del catastro e impuesto predial rural para promover el uso sostenible de la tierra, crear un sistema de información agraria integral, aumentar el recaudo municipal y regularizar la propiedad de la tierra. Por ello, el uso del catastro multipropósito se destaca como una herramienta clave para resolver problemas en la gestión de la tierra en Colombia, mejorando la seguridad jurídica, la planificación territorial y reduciendo conflictos por el uso del suelo. Para operativizar esto, se propuso un Sistema General de Información Catastral, integral y multipropósito para facilitar la toma de decisiones y fomentar la equidad en la tenencia de la tierra. Ello implica trabajar en las capacidades institucionales de los actores estratégicos nacionales y territoriales que implementarán este sistema. Es por ello, que este proyecto tendrá como objeto la “cooperación técnica para el fortalecimiento de las capacidades institucionales y de la gestión territorial que contribuyan a la implementación de la Política Pública de Catastro Multipropósito para el Sistema de Administración del Territorio”. En esta suma de esfuerzos, el PNUD, junto con el IGAC se proponen como objetivos específicos: i) fortalecer las capacidades de las comunidades étnicas, campesinas y otros actores clave en la gestión geográfica del país, con el propósito de empoderarlas como socios estratégicos en la toma de decisiones vinculadas a su territorio mediante la promoción de la autonomía, la sostenibilidad y la participación activa en la construcción de un desarrollo territorial inclusivo; ii) contribuir en la optimización de los procesos para generar información, productos y servicios geodésicos, geográficos, agrológicos y cartográficos de 693 centros poblados en 63 municipios, con los requisitos técnicos necesarios en la toma de decisiones estratégicas y sostenibles para la planificación territorial y el desarrollo sostenible; iii) apoyar la implementación de la gestión catastral como herramienta para fortalecer el sistema de administración del territorio y mejorar la eficiencia, transparencia y accesibilidad en la información geoespacial que permita desarrollar un marco sólido para impulsar la toma de decisiones informadas, facilite la planificación territorial y contribuya al desarrollo sostenible, asegurando la integridad y sostenibilidad de la información.

Alcance del trabajo

Bajo la guía y supervisión directa de la Analista Jefe Nacional de Proyectos en Transformación de Conflictos y Participación Ciudadana, el/la Asociado/a Administrativo/a del Proyecto garantizará la ejecución efectiva de los servicios y procesos administrativos, de adquisiciones y de apoyo financiero en el Proyecto y la asistencia para la utilización transparente de sus recursos financieros y físicos.

El/la Asociado/a Administrativo/a del Proyecto promueve un enfoque orientado al cliente consistente con las reglas y regulaciones del PNUD. El individuo trabajará con el equipo del proyecto para garantizar que haya un informe adecuado de la gestión administrativa general según el Documento del Proyecto, en trabajo articulado con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC y el PNUD sobre la necesidad de apoyar logística y operativamente el desarrollo de actividades y brindar insumos en apoyo a la revisión del presupuesto y/o actividades fuera de curso, y acompañar espacios de reunión como Comités Directivos, Técnicos y seguimiento administrativo.

El Asociado Administrativo Del Proyecto Trabaja En Estrecha Colaboración Con El Equipo Del Proyecto y Demás Áreas Estratégicas De La Organización, Para Resolver Problemas Administrativos e Intercambiar Información. Las Funciones Clave Incluirán Lo Siguiente

• Administración e implementación de acciones para la gestión administrativa de proyecto.
• Adquisición de servicios y productos requeridos para el proyecto.
• Facilitación de la construcción y el intercambio de conocimientos.
• Realizar otras funciones relevantes según se requiera.

Administración e implementación de acciones para la gestión administrativa de proyecto.

• Asistir al Analista Jefe Nacional de Proyecto en la implementación diaria del proyecto de conformidad con todas las normas y reglamentos pertinentes del PNUD;
• Ayudar al proyecto con la planificación y formulación del Plan de Trabajo;
• Garantizar el pleno cumplimiento del proyecto con las normas y reglamentos del PNUD sobre procesos logísticos, administrativos y de apoyos a la gestión financiera, informes y de auditoría;
• Prestar asistencia en la auditoría de proyectos;
• Mantener una tabla de procesos basada en las actividades administrativas desarrolladas que facilite el monitoreo de los gastos en tiempo real; y asegurar que éstos estén en línea con el Plan Anual de Trabajo aprobado, y en general, mantener sistemas de seguimiento para registrar y conciliar gastos, que contribuyan con la determinación real de saldos y otros datos;
• Llevar a cabo un análisis, según sea necesario, sobre el avance administrativo en línea con lo previsto en el Plan Anual de Trabajo (AWP) y mantener informados a los Socios tanto al IGAC y al PNUD sobre posibles alertas en la ejecución del proyecto;
• Proporcionar insumos para la generación de informes a los Socios y al PNUD, sobre el avance en aspectos administrativos y su incidencia frente a la situación financiera del proyecto y proponer soluciones para mejorar la situación;
• Garantizar que los insumos o la información que se registre en el sistema QUANTUM, sean confiables y tomar acciones correctivas oportunas sobre posibles datos erróneos;
• Apoyar la verificación y conciliación de gastos del proyecto, de la(s) parte(s) responsable(s) y Acuerdo(s) de Subvención de Bajo Valor;
• Elaborar de solicitudes de pago y comprobantes, y tramitarlos en QUANTUM.
• Mantener al día la gestión documental de las acciones administrativas, así como los productos e informes generados en el marco del proyecto, de acuerdo con las políticas y directrices del PNUD;
• Actualizar periódicamente la base de datos de contactos de las contrapartes del proyecto;
• Realizar un seguimiento de todas las transacciones relacionadas con el proyecto, incluida la presentación de contratos con el personal, recibos, inventario de equipos comprados, materiales en el marco del proyecto para garantizar que la información necesaria para fines de auditoría esté fácilmente disponible; mantener sistemas de seguimiento, monitoreo y/o informes sobre asignaciones y gastos;
• Mantener un inventario de equipos y repuestos, incluida la verificación y transferencia cuando sea necesario.
• Controlar los activos del proyecto, mantener el equipo de oficina y mantener la lista de inventario y la preparación de los informes de verificación física de activos de mitad y fin de año.
• Revisar y verificar facturas y gastos de servicios comunes con cargo al presupuesto de proyecto (arrendamientos, servicios públicos, teléfono, varios);
• Apoyar la organización de reuniones, talleres, seminarios, capacitaciones, entre otros, relacionados con el proyecto, así como elaboración de actas o ayudas de memoria y listas de asistencia; incluidos los arreglos para el lugar, la logística, el transporte y la documentación de los eventos. Así como la facilitación de los arreglos de viaje para externos a la organización: iniciar la autorización de viaje para su aprobación, reservar horarios de vuelo, coordinar con la sección de Operaciones de CO para anticipos y reclamos de viaje relevantes, DSA, etc.
• Brindar soporte de comunicación (correspondencia electrónica e impresa, etc.) de acuerdo con las necesidades de proyecto.
• Facilitar el apoyo logístico.
• Brindar apoyo en la gestión de viajes, incluida la compra de boletos, cálculo de DSA, preparación de órdenes de compra; organización de envíos
• Hacer seguimiento a los procesos de legalización de viajes o Travel Claim, a fin de evitar retrasos en la gestión de pagos de facturas a la Agencia de Viajes o afectaciones al presupuesto de proyecto.
• Asistir en el seguimiento de las actividades del proyecto mediante la revisión de la documentación financiera del proyecto y la preparación de una variedad de registros, apoyando la elaboración de los informes de progreso frente a los presupuestos y los gastos.
• Brindar apoyo en los aspectos financieros relacionados con la implementación de las subvenciones de bajo valor y partes responsables
• Apoyar la elaboración de informes financieros de proyecto y dirigidos a donante.

Adquisición de Servicios y productos requeridos para el proyecto

• Servir de enlace para garantizar la adquisición oportuna de los servicios y productos necesarios para la entrega del proyecto, de acuerdo con el Plan de Adquisiciones y el Plan de Trabajo Anual;
• Revisar y compilar la documentación necesaria durante el proceso de adquisición, en apoyo del equipo del Centro de Servicios y las unidades de adquisiciones y compras.
• Proporcionar información al Project Manager (PM) para el desarrollo de los TOR y tomar la iniciativa en la selección de servicios y productos;
• Llevar a cabo la gestión de contratos en estrecha colaboración con el equipo de proyecto y las áreas vinculadas con la gestión de contratos.
• Garantizar que los pagos y las entregas se realicen a tiempo a proveedores, clientes y socios;
• Garantizar el cumplimiento de las actividades de adquisiciones con las normas, reglamentos, políticas y estrategias de las Naciones Unidas y el PNUD; implementación del control interno efectivo, buen funcionamiento de un sistema de gestión de adquisiciones orientado al cliente.
• Asistir en la contratación de personal, expertos/consultores de conformidad con los procedimientos de las normas del PNUD y llevar a cabo los arreglos de pago de los gastos elegibles del personal (es decir, DCF, DSA, viajes, etc.) de acuerdo con los contratos existentes. Renovar estos contratos al vencimiento;
• Mantener registros de todo el personal/consultores del proyecto y su estado respectivo (contratos, términos de referencia, tiempo y asistencia, si corresponde, etc.) de acuerdo con las políticas y procedimientos aceptados, y facilitar la información para la actualización del Plan de Cobertura de Personal del Área;
• Crear y administrar solicitudes electrónicas en QUANTUM/UNALL;
• Revisión y actualización del plan de adquisiciones, según sea necesario, para el proyecto y su implementación y seguimiento;
• Organización de procesos de adquisiciones, incluida la preparación y realización de invitaciones a cotizar y recepción de las mismas, ofertas o propuestas, su evaluación, negociación de ciertas condiciones de contratos en pleno cumplimiento de las normas y reglamentos del PNUD;
• Elaboración de Órdenes de Compra o microcompras para contratación de servicios, seguimiento en la creación de perfiles o Suppliers QUANTUM;
• Revisión de los procesos de adquisiciones realizados por el proyecto; y apoyo en la preparación de insumos a presentar al Comité de Contratos, Bienes y Adquisiciones (CAP) y al Comité Asesor de Adquisiciones (ACP);
• Asegurar un sistema de control interno a las Órdenes de Compra para su preparación y envío; y así llevar a cabo acciones correctivas oportunas en las mismas, evitando errores en la verificación de presupuesto y otros problemas.
• Elaborar y actualizar las parrillas de proveedores, implementar la selección y evaluación de proveedores.

Asegura La Facilitación De La Construcción De Conocimientos y El Intercambio De Conocimientos En El País, Centrándose En El Logro De Los Siguientes Resultados

• Sintetizar las lecciones aprendidas y mejores prácticas en su campo;
• Realizar contribuciones sustanciales a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.
• Asesorar al personal del Proyecto sobre cuestiones administrativas, logísticas u operativas;
• Informar a la Entidad Socia sobre los procesos relacionados con la gestión administrativa y financiera de proyecto cuando sea el caso;
• Sintetizar las lecciones aprendidas y las mejores prácticas en la gestión administrativa de Proyecto;
• Brindar soporte a las organizaciones socias con las que se desarrollan procesos de Subvenciones de Bajo Valor y Acuerdos de Partes Responsables.

El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Competencias

• Alcanza resultados: NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.
• Piensa de forma Innovadora: NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es un solucionador de problemas pragmático, hace mejoras.
• Aprende continuamente: NIVEL 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación.
• Se adapta con agilidad: NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible.
• Actúa con determinación: NIVEL 1: Muestra impulso y motivación, capaz de actuar y entregar con calma frente a la adversidad, confiado.
• Se involucra y trabaja en equipo: NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas.
• Facilita la diversidad y la inclusión: NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación.

Competencias transversales y técnicas

• Toma de decisiones efectiva: capacidad para tomar decisiones de manera oportuna y eficiente en línea con la autoridad de uno, área de experiencia y recursos.
• Proyecto Administración: Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para lograr objetivos específicos.
• Generación de Conocimiento: Capacidad para investigar y convertir la información en conocimiento útil, relevante para el contexto o que responda a una necesidad declarada.
• Administración de Recursos: Capacidad para asignar y utilizar recursos de manera estratégica o táctica en la línea con los principios de responsabilidad e integridad.
• Gestión de Eventos: Oficinas de apoyo con la gestión de eventos, incluida la identificación del lugar, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos en efectivo.
• Contabilidad (General): Conocimiento de los conceptos, principios, marcos, normas, reglamentos, políticas y tendencias contables, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.
• Administración de Presupuesto: Capacidad para apoyar los aspectos presupuestarios del proceso de planificación del trabajo, elaboración y gestión de los presupuestos del equipo.

Requisitos mínimos para el NPSA

Requisitos Mínimos De Educación

Título de Bachiller (educación secundaria) es requerido.

Título Profesional Universitario (a nivel de pregrado) en ciencias administrativas, Comerciales, Financieras, Contables, Económicas, Sociales, Recursos Humanos, Negocios Internacionales, Ingeniería, Turismo o carreras afines será considerado favorablemente, pero no es un requisito.

Mínimo Años De Experiencia Laboral Relevante

Mínimo 6 años (Para bachilleres) o 3 años (Para personas con título universitario) de experiencia relevante en desarrollo de actividades administrativas, de asistencia, procesos de compra, con organizaciones públicas o privadas.

Habilidades y Competencias Requeridas

• Manejo nivel usuario de software como Excel, Office como Word, Excel y PowerPoint.
• Competencias en la facilitación de diálogo, concertación, participación y manejo de conflictos.
• Habilidades y alta capacidad de comunicación tanto oral como escrita, trabajo en equipo, autoaprendizaje, rigurosidad y organización.
• Capacidad de trabajar con mínima supervisión y con plazos ajustados.

Habilidades deseadas además de las competencias cubiertas en la sección Competencias:

• Experiencia de trabajo con el PNUD y otros sistemas de la ONU; incluido el conocimiento de sus prácticas y procedimientos sería una ventaja.
• Experiencia de trabajo en equipos multicultural de personal nacional e internacional.
• Conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo avanzado de varias aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, etc.) así como email/internet; familiaridad con gestión de bases de datos y equipamiento tecnológico de oficina y conocimiento avanzado en paquetes de base de datos y financieros.
• Experiencia en manejo de sistemas de gestión basados en web (Tales como QUANTUM).

Idioma(s) requerido(s): Fluidez en español es requisito.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment. Candidates selected pursuant to this vacancy may be subject to UNDP’s policy on Probation upon assignment.

Applicant Information About UNDP Rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience, and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

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